一、酒店电话接听服务的基本程序

1．接听电话程序。
⑴ 电话铃响，立即去接，一般电话铃响不超过3次，应拿起电话。
⑵ 致以简单问候。如：“早上好”或“您好”，语气柔和亲切，并自报单位（部门）名称或个人姓名（外线电话报酒店名称，内线电话报部门或岗位名称）。
⑶ 认真倾听对方的电话事由。如需传呼他人，应请对方稍候，然后轻轻放下电话，去传呼他人。
⑷ 如是对方通知或询问某事，应按对方要求1.2.3. ……逐条记下，并复述或回答对方。记下或问清对方通知或留言的事由、时间、地点和姓名，并简单复述。
⑸ 对对方打来电话表示感谢。
⑹ 等对方放下电话后，自己再轻轻放下。
2．从酒店打出电话的程序。
⑴ 预先将电话内容整理好（以免临时记忆而浪费时间）。
⑵ 向对方拨出电话后，致以简单问候。
⑶ 作自我介绍。
⑷ 使用敬语，说明要找通话人的姓名或委托对方传呼要找的人。
⑸ 确定对方为要找的人致以简单的问候。
⑹ 按事先的准备1.2.3. ……逐条简述电话内容。
⑺ 确认对方是否明白或是否记录清楚。
⑻ 致谢语、再见语。
⑼ 等对方放下电话后，自己再轻轻放下。

二、电话接听服务技巧

1．打电话的基本准备工作
⑴ 确定对方的电话号码及接话人的姓名。
⑵ 在可能的情况下，选择适当的通话时间（这样可以提高通话效果）。
⑶ 通话前准备笔和纸。
⑷ 做好备忘录。备忘录应简单明了，记录主要内容，如：姓名、时间、地点、内容、原因、处理结果。
2．电话服务的基本对应
⑴ 电话铃响了，立即去接听，如果电话超过4次铃响以后才接起来，一定要说一声致歉的话：“对不起，久等了”。
⑵ 要使用适当的问候语。
⑶ 说话声音要清晰、温和、语调适中。
⑷ 如果正在处理紧急事情，听到电话铃响也应立即接起，然后要先致歉，向对方解释，“对不起，请稍候片刻”，或者征求其意见可否另外时间打来，或打另外一个电话。如：“实在对不起了，请你再拨一次×××好吗？”如果暂搁置电话，回头再接听时，要说：“对不起，让您久等了”。或“很抱歉，浪费您的时间了”。
⑸ 如果电话讲到中途断线，一般来讲，接听电话的一方，应把电话放下，并等候对方再拨电话来，而打电话的一方要再拨一次，在再次接通电话后，应加上一句“刚才中途断线，真是抱歉”。
3．电话接听服务的基本技巧
⑴ 转接电话。
a在接受对方委托转接电话时，一定要先问清楚对方单位和姓名。切记，一定要重复需转达的电话内容。
b如果对方已说过通话事由，在转述电话时，则应将对方的电话内容简洁、明了地转述，以免对方再一次原话表述，造成不良影响。
c转接电话时，一定要等受话人跟对方通了话，再放下自己的听筒。
d不清楚对方来历和用意时，先不要挂线或转接，经请示后再处理。
e接到客人预订电话时，应详细地记录好客人姓名、单位、预订人数、费用标准等，简单介绍酒店有关情况，然后及时向主管领导汇报。
⑵ 受话人正在会客时的电话接听。
a受话人正在与来访客人会面或开会，有电话打来，应先跟来电人解释：“某先生正在会见客人或开会，可否过一会打来。”必要时留下电话号码以便回复。如有留言要做好记录。
b如遇紧急或重要的电话，一定要受话人接听时，应先请对方稍候，然后放下电话（不挂线）到另外一个电话机，联系受话人。
c如果受话人正在参加重要会见难以确定可否转电话时，则要向对方表示“实在抱歉，可否等会见或会议结束后，再复您电话”，道歉时的语气要婉转。
⑶ 外出后的电话接听。
a说明受访人的大致去向，如：“出差外地，到某处参加会议，出*考察等”。
b说明大致的返回时间。
c询问对方可否需其他人代听电话，假如不便的话可留下电话号码和姓名。
d如在办公室接听到找上级的电话，而上级又不在场，避免答复对方“没有来”或“一直未见到”、“还未来上班”等，而应答复“某人暂不在办公室，有什么事可以代劳吗”？等等。
⑷ 受话人正在出席宴会时的电话接听。
a告诉对方宴会正在进行，可否过一会再打来。
b请对方稍候，然后到受话人身边悄声转告有电话，并示意电话方向。
c宴会气氛热烈，客人就坐较稠密不便转告时，则应将对方姓名、单位写在一张小便条上，在适当情况下，递交受话人。

三、电话接听服务中的注意事项

1．正确使用称呼。
⑴ 按职务称呼。
a首先设法了解客人的姓名和职务，按照姓氏冠以职务称呼，如张局长、王科长、吴博士等。
b如不知姓名，仅知其职务，也可直呼其职务以解眼前急需，如：董事长、总经理、局长等。
c如只知其姓氏而不知其职务，也可按照姓氏冠以“先生”或“小姐”、“女士”进行称呼。
⑵ 按年龄称呼。
在无法了解姓名和职务的情况下，可根据客人的年龄状况予以尊称如：老先生、老人家、小朋友等。
⑶ 按身份称呼。对于弄不清职务或不确定年龄层次的人可按身份统称先生或同志。
2．正确使用敬语。
电话中的敬语一般有“您”、“您好”、“请”、“劳驾”、“麻烦您”、“多谢您”、“可否”、“是否”、“能否代劳”、“有劳”、“效劳”、“拜托”、“谢谢”、“请稍候”、“对不起”、“再见”等。
3．发音要准确、清晰，对容易造成误会的同音字和词要特别注意咬字（词）清楚。
4．不要对客人讲俗语和不易理解的酒店专业语言，以免客人不明白，造成误解。
5．接听电话（打电话）音色要柔和、悦耳，语言要简练、清楚、明了、不要拖泥带水，浪费客人时间，引起对方反感。
6．接听或打电话时，无论对方是熟人还是陌生人，尽量少开玩笑或使用幽默语言。因双方在电话中既无表情又无手势的配合，开玩笑或幽默语言往往容易造成事与愿违的效果。
7．在接听电话中尽量不失礼节地设法辩明对方身份、姓名、工作单位和电话号码。如对方实在不愿透露姓名和有关资料，也不要失礼，怪罪对方。
8．对方拨错电话时，要耐心地告诉对方“对不起，您拨错电话号码了”千万不要得理不让人，使客人造成不愉快。自已拨错了电话号码，一定要先道歉，然后再挂线重拨。
9．接听电话要注意礼貌，语气要谦逊，态度要诚恳，语调要亲切、委婉，语速快慢要适中。
A．特别注意避免出现以下各种不礼貌现象：
⑴ 无礼。客人无礼，接听电话的人也无礼，以牙还牙，比如：“你不报姓名，我是不会给你接转的”、“你有什么事，快点说”。接电话人对客人的来电话内容追根问底，显得不耐烦，使通话人感到恼火或沮丧。
⑵ 傲慢。接电话的人盛气凌人，似乎别人欠了他什么似的，比如：“他正忙着呢，现在没空”、“不知道”、“不在”、“我已经说过了，明天再打来吧”。这种接电话的态度是*容易激怒对方，并且很难使对方在短时间内消除心中的不愉快。
⑶ 有气无力，不负责任。接电话的人在接听电话中无精打采、有气无力，对客人的电话或对方的问话不负责任，经常给对方造成失望或疲倦的感觉。比如：“我也不知道他在不在”，“他刚才还在，现在不在”，问：“到哪去了”，答：“不清楚”，问：“等一会儿再打来吧”，答：“随便”。
⑷ 急躁。在接听电话时，不等对方说完，自己抢话说，而且一口气说得太多、太快，犹如机关枪扫射，不注意控制自己的感情和嗓音，使对方感到接电话人在发火、在训人，造成误会，产生不良后果。
⑸ 独断专横。不注意用心听完对方的讲话内容，不断地随意打断别人的叙述，不注意正确与否，一切由自己说了算，对方的话未说完，自己就挂线了。
⑹ 优柔寡断、拖泥带水。接听电话时，回答对方的问题，不清不楚，似是而非，犹犹豫豫，毫无把握，如：“噢，好像是听说过，现在也说不清了”，“你再打一次电话也行，不打也行”。
⑺ 不耐烦或出口伤人。态度粗鲁、语言生硬，令人恼火，如：“声音大一点，说什么？我听不见”、“下班了，明天再打来”、“你是否耳朵有问题？我跟你说了不知道，你还问什么呢？”尤其是连续听到几个打错的电话后，更容易出口伤人。
B．接打电话是日常工作的一部分，也是企业形象树立和宣传的组成部分，还应注意以下问题：
⑴ 解释要耐心，当通话人有疑问求助时，接电话者有责任耐心地尽力向对方作解释，切不可置之不理、悄悄把电话挂上。
⑵ 接受投诉要虚心，通话人对酒店意见投诉时，要以虚心的态度仔细聆听，切不可拒绝或中断电话。